일의 효과적인 분류와 처리법

 

업무 프로세스, 무작위로 발생되는 일의 효과적인 분류와 처리법

 

한 번에 하나씩 처리하면 언젠가 끝이 난다 - 믿어라, 꽉 막힌 5차선보다 뚫린 1차선이 낫다

- What?

사람들은 휴가 떠나기 직전에 가장 효율적으로 일을 합니다. 끝마치지 못한 일들이 머리에 줄줄이 달려있는 채로 휴가를 즐기고 싶지 않기 때문입니다. 그래서 전력을 다해 일에 집중하고, 중요한 사안을 마무리 짓습니다. 휴가를 떠나는데다가 일까지 마무리된 상태. 기분이 좋지 않을 수가 없겠지요? 이 상황은 사람들이 업무를 통제하는 몇 안 되는 경우 중의 하나입니다.

 

- So What?

우리는 여행지에서 흔히 일어나는 일을 통해 ‘왜 한 번에 한 가지 일’을 해야 하는지 알 수 있습니다.

A씨가 피서를 떠나기 위해 도로를 달리고 있는 중입니다. 모든 차들이 5차선 도로 위에서 아주 순조롭게 달리고 있습니다. 도시의 교통체증에서 벗어났을 뿐 아니라, 피서를 떠나는 이 순간, A씨의 모든 스트레스는 순식간에 사라집니다. 그런데 그의 차 전방 100m 지점에 빨간 통 몇 개가 놓여 있고, 표지판에는 ‘1km 앞, 1차선으로 감소’라고 쓰여 있습니다. 순간 이 안내문을 본 모든 차들이 오른쪽 왼쪽을 왔다 갔다 하며 다른 차보다 조금이라도 앞서 가기 위해 안간힘을 씁니다.

 

A씨 역시 마찬가지입니다. 당연히 원활했던 흐름은 깨지고, 엄청난 혼란이 야기됩니다. 스트레스 지수도 다시 높아집니다. 하지만 그 빨간 통을 지나 1차선 구간을 달리게 되자 놀라운 일이 발생합니다. 다들 아까보다 침착하게 운전하는 것입니다. 비록 원하는 속도로 달릴 수는 없지만, 스트레스 지수는 아까보다 감소하게 됩니다. 좁은 1차선에서 거북이 걸음을 하고 있지만, 꾸준히 움직일 수 있기 때문입니다. 지금 1km 뒤의 5차선 도로의 차들은 혼잡한 상태에서 서로 싸우고 있지만, 이곳은 하나의 차선으로도 침착한 상태가 유지됩니다.

 

- Now What?

조금이라도 먼저 가기 위해 모든 차가 무질서하게 운전하는 상황, 이는 여러 형태로 전달된 일들(문서, 이메일, 구두요청, 하고 싶은 일)로 하루가 엉망이 되었을 때와 같습니다. 서로 먼저 해달라고 아우성치는 일들 사이에서, 무슨 일을 먼저 할지 몰라 혼란스러움을 느끼는 것입니다. 이때 모든 일을 앞선 예와 같이 ‘하나의 차선’에 두십시오. 많은 일에 압도당하기보다는 차근차근 그것들을 앞으로 진행하는 데 초점을 맞추길 바랍니다. 동시에 여러 가지 일을 하는 것은 좋은 방식이 아닙니다. 가장 중요한 일에 집중하여 그것을 마치세요. 그러고 난 후, 그 다음 중요한 일을 시작하십시오. 그래야 자신의 집중력을 온전히 사용할 수 있게 됩니다.

 

 

일의 순서: 모으고, 버리고, 정하고, 행한다 - 작은 일에 귀한 집중을 낭비하지 마라

- What?

체계적으로 일하기로 마음먹은 얼마간은 아마 그 상태를 유지할 것입니다. 그러나 조금 시간이 지나면 대부분은 이런저런 이유로 그것을 포기하기 십상입니다. 대체 왜 그럴까요? 이것은 체계적인 업무 처리 단계를 제대로 이해하지 못했거나, 그것들을 적절한 순서로 실행하지 않았기 때문입니다. 한마디로 체계적으로 일하기 위해 사용했던 방법이 비체계적이었기 때문입니다.

 

- So What?

체계적으로 일한다는 것은 곧 업무를 원칙대로 수행한다는 것입니다. 이 원칙은 ‘적절한 일을 적절한 방법으로 수행한다’입니다. 이 개념을 바탕으로 일을 진행하면, 프로젝트가 성공적으로 끝날 가능성이 높아집니다. 모든 업무는 다음의 4단계를 거쳐 체계적으로 처리해야 합니다. 1) 수집(업무를 수집하여 분류하기) 2) 필터링(불필요하거나 중요하지 않은 일 거르기) 3) 우선순위 결정(중요도에 따라 실행 순서 정하기) 4) 실행(우선순위대로 처리하기)

 

 

이 단계들은 반드시 철저히 분리해서, 적절한 순서대로 진행해야 합니다. 해야 할 일과 근심거리가 넘쳐나는 상황을 가정해봅시다. 이러한 상황에서는 더 열심히 일하려고 하고, 자연스레 업무 속도도 올리게 됩니다. 하지만 이때 무작정 일을 열심히 하기보단, 4단계 프로세스를 떠올리고 숨 고르기를 해보십시오. ‘수집, 필터링, 우선순위 결정, 실행’을 순서대로 실행함으로써 침착하게 모든 일들을 통제하는 것입니다. 이때 주의할 점이 있습니다. 작은 일에 대한 비정상적인 집중입니다. 큰 임무보다 세부적인 것에 골몰하는 행위를 피하십시오. 이는 업무 아마추어가 흔히 저지르는 실수이기도 합니다.

 

 

- Now What?

일을 빨리 끝내고 싶을 때는 반대로 속도를 늦추십시오. 스트레스를 받거나 힘들 때는 4단계 프로세스를 실행하는 것이 더욱 어려워집니다. 사람이 불안을 느끼면, 생각하지 않고 행동부터 저지르기 때문입니다. 생각 없이 일하게 되면 일의 목적도 망각하게 되는데, 그러면 불안감이 증폭되고, 사람들은 그것을 해소하기 위해 곱절로 노력하면서 상황에 응하게 됩니다. 그러나 그렇게 해서 일을 두 배 이상 빨리 끝낸다 하더라도, 생각 없이 한 일의 결과가 좋을 리 없습니다. 체계적으로 바뀌고 싶다면, 그 접근 방법부터 체계적이어야 합니다.<“체계적으로 일해야 칼퇴근 된다”에서 극히 일부 요약 발췌, 크리스 크라우치 지음,역자 이선희님, 지상사>