일의 우선순위 정리법

 

일의 우선순위 정리법

 

일의 파급효과 판단하기: 업무의 우선순위를 판단하는 기준은 그 업무가 주는 파급효과이다. 우리가 회사에 하는 업무는 여러 업무들과 서로 연계되어 있다. 내가 하는 업무는 그 업무 자체로 끝이 아니라 다른 업무들과 엮여 있으며 그러한 일들이 모여 큰 목표를 달성하게 된다. 비록 내가 하는 업무가 사소하고 간단한 일 같아 보여도 실제 그 일과 연계된 일들의 전체 규모와 목표를 볼 때 중요한 부분일 수 있다. 그러므로 일의 파급효과를 파악할 때는 내 일만 볼 것이 아니라 내 일과 연계된 전체 일의 규모를 봐야 한다.

 

내가 하는 일이 어떤 일들과 연관되어 있고 궁극적으로 어떤 목표 달성을 위한 프로젝트에 속하는지 아는 것은 중요하다. 이 같은 사항을 알기 위해서는 절대 혼자 일해서는 안 된다. 일을 할 때에는 그 일에 대한 개요와 목적, 목표, 그리고 관련된 업무 담당자에 대해 충분히 업무 요청자, 상사와 상의해야 한다. 그것은 일이 더 잘되도록 하기 위해 기본적으로 필요한 정보들이기 때문이다. 이러한 것을 묻지도 않고, 알지도 못한 채 일을 하는 것은 그저 꼭두각시처럼 일하는 것일 뿐이며, 시간이 흘러도 업무 지식이 쌓이지 않게 된다.

 

 

당연히 업무 우선순위는 업무의 중요도, 즉 그 업무의 파급효과와 연관되어 있다. 일이 겹치면 어쩔수 없이 하나를 포기하거나 연기해야 한다. 이때 기준은 업무의 중요도이다. 일이 늦어질 경우에 발생되는 문제가 어떤 것이 더 심각한 것인지를 알려면 그 업무의 목적, 목표가 무엇인지를 알아야 하고, 그 기준으로 업무의 우선순위를 조정해야 한다. 이 같은 업무 우선순위 조정은 새로운 일을 하게 될 때마다 현재 진행 중인 전체 일과 함께 들여다보고 순위 조정을 해야 한다.

 

 

상사에게 물어보기: 업무 우선순위의 결정이 어렵거나 스스로 판단하기 어렵다면 물으면 된다. 상사, 멘토, 선임 또는 업무 요청자를 통해서 우선순위에 대해 물어보고 조정하면 된다. 이 간단한 원칙을 우리는 쉽게 행하지 못한다. 특히 업무와 관련해서 무엇인가 물어보는 것을 우리는 무척 꺼려한다. 상사에게 업무와 관련해서 물어보거나 업무 우선순위 조정을 요청하는 것을 큰 결례인 것처럼 생각하는 우리 문화 탓이다. 하지만 일을 잘하기 위해서는 반드시 물어볼 수 있어야 한다. 일을 제때, 제대로(요청자의 기대 수준에 맞게) 끝내려면 충분히 질문할 수 있어야 한다. 만일 업무 우선순위를 잘못 조정해서 정작 중요한 일을 제때 끝내지 못하는 문제가 발생하면 누가 그 책임을 질 것인가. 시간 관리를 철저히 하며 인정받으려면 상사에게 당당하게 물어볼 수 있는 자신감을 가져야 한다.

 

 

동시다발적으로 모두 해내기: 업무의 우선순위를 정하는 이유는 일의 순서를 정하기 위함이다. 일의 순서를 정하는 이유는 동시에 여러 개의 일을 해낼 수 없기 때문이다. 가장 이상적인 것은 모든 일을 마감 시간에 맞춰 해내면 되지만 우리가 가진 시간이나 능력이 유한하기 때문에 모든 일을 해낼 수 는 없다. 그래서 우선순위에 따른 업무 조정이 필요한 것이다. 만일 일의 우선순위가 모두 중요하다면 어떻게 해야 할까? 모두 마감일에 맞춰서 해내야 한다는 것은 시간은 맞추되 산출물의 퀄리티를 낮출 수밖에 없다. 즉, 중요도가 높은 업무는 좀 더 많은 시간을 배정해서 퀄리티를 맞추고 중요도가 낮은 업무는 시간을 덜 투입해서 퀄리티를 낮추어 마감 시간을 맞춰야 한다. 퀄리티를 낮춘다는 것은 업무 결과물이 부실해진다는 것을 뜻한다. 여러 일을 한꺼번에 해야 하는 상황에서는 피할 수 없는 선택이다. 그러므로 업무의 중요도와 우선순위에 따라서 결과물의 퀄리티를 조정해야 한다. 이러한 균형감을 잘 찾는 것 또한 훌륭한 시간 관리의 한 방법이다.

 

 

완벽주의를 추구하는 똑똑한 인재들의 부족한 점 중 하나가 바로 이러한 균형감을 조정하지 못한다는 것이다. 내가 맡은 모든 일을 완벽한 결과물을 얻고자 하면 결국 업무 마감 시간을 맞추지 못할 수밖에 없다. 게다가 여러 개의 일을 동시에 해야 하는 경우에는 더더욱 문제가 심각해진다. 사소한 일조차도 퀄리티를 최고로 맞추고자 시간을 안배하다 보면 정작 중요한 일의 마감 시간이 늦어지기 때문이다. 그러므로 우선순위가 떨어지는 일은 100%가 아닌 50% 수준의 퀄리티로 낮추어 업무를 완료한다는 생각으로 동시에 여러 일을 모두 수행하는 타협이 필요하다.<“성공과 실패를 결정하는 1%의 시간 관리”에서 극히 일부 요약 발췌,김지현 지음, 성안당 >