업무 효율성을 높이는 법

아이디어의 메모와 생각 정리법

메모와 정리의 기술: 시간을 효율적으로 관리하는 습관을 들이는 데 최고의 왕도는 메모와 정리의 기술이다. 메모의 기술은 결국 기록의 습관을 통해 얻을 수 있다. 언제, 어디서나 기록하는 습관에서 시간 관리는 시작된다. 기록한다는 것은 그 내용을 다시 한 번 기억하고 뇌리에 각인하는 효과를 가져다준다. 이러한 과정을 통해서 지식이 쌓이게 된다. 그 지식은 일 처리를 더욱 빨리 할 수 있도록 도와준다. 따라서 떠오르는 생각을 언제든 바로 기록할 수 있도록 메모지와 필기구를 주변에 배치해 두어야 한다. 메모를 할 때는 특별한 규칙이나 법칙을 생각할 필요가 없다. 일상생활 속에 떠오른 모든 생각과 주변에서 들은 정보와 이야기들에서 유의미하다고 판단되는 것은 무조건 기록하는 것이 중요하다. 이렇게 기록된 메모는 한곳에 보관을 하고, 정리 과정을 통해 메모들을 분류하고, 통합하고, 폐기해야 한다. 즉, 기록할 때는 닥치는 대로 하고 나중에 이를 정리하면서 효율화를 거쳐야 한다. 메모들을 분류할 때는 메모의 속성별로 구분을 해서 정리를 해야 한다. 간단하게 인지만 하고 있어도 되는 메모라면 한 번 읽고 바로 폐기 처분한다. 하지만 별도로 저장을 해 두어야 한다면 메모의 특성별로 분류를 해서 저장을 한다. 또한 유사한 내용의 메모들은 축약을 해서 통합을 한다.

 

정리되지 않은 실타래, 마인드맵으로 풀기

 

생각을 빠르게 정리하는 법: 마인드맵은 1970년대 유럽의 토니 부잔(Tony Buzan)에 의해 시작된 필기법이다. 생각과 아이디어를 핵심 아이디어를 기준으로 바깥으로 뻗어 나가는 가지를 사용함으로써 구조화하는 것이다. 이렇게 비주얼한 기록을 통해 기억, 회상, 연상을 보다 쉽게 하고 이것이 창조적인 생각을 가능하게 할 뿐 아니라 생각을 구조적으로 정리할 수 있도록 해준다. 마인드맵을 활용하면 창의성 계발과 사고력을 증진시킬 수 있다. 일반적으로 우리는 생각이나 아이디어를 정리하고 메모할 때 직선식의 필기법을 활용한다. 떠오르는 생각들을 노트에 그어진 줄에 맞춰서 순차적으로 정리한다. 이러한 방법은 단조롭고 지루하기 때문에 창의적인 사고를 방해한다. 또한 집중력이 떨어지고 필기한 내용을 한눈에 알아보기 어렵다. 반면 마인드맵으로 작성된 문서는 필요한 단어만을 사용해 시각적으로 배치하기 때문에 창의적인 생각을 가능하게 해준다.

 

마인드맵은 방사 사고의 표현으로 중심을 기준으로 주요 키워드를 사방으로 뻗어 나가며 기술한다. 이때 단어를 단색으로 정리하는 것이 아니라 다양한 색상, 그리고 이미지와 부호를 사용한다. 그렇게 함으로써 좌우뇌의 기능을 유기적으로 연결하여 사고력 증대를 가져다 준다. 즉 마음속의 지도를 글자는 물론 기호, 그림을 이용해 표현함으로써 창의성과 기억력을 증진시킨다. 기존의 노트 필기법과는 달리 이미지와 언어의 연상 작용을 통해 시각적인 노트 작성법이라 할 수 있다. 마인드맵은 백지에 색깔 펜을 이용해서 기록해간다. 마인드맵을 그릴 때 쓰는 종이는 가급적 줄이 없는 백지가 좋다. 줄이 쳐져 있으면 생각을 하는 데 방해를 줄 수 있기 때문이다. 색깔 펜의 경우 주가지의 수만큼 준비하는 것이 좋다. 대개 다섯 가지 색깔의 펜을 준비하고 중앙에 중심어를 넣으면서 각각의 주가지를 다른 색상을 색칠하면서 이미지와 단어를 이용해서 생각을 정리해 나가면 된다.

 

한 페이지로 요약하기: 바쁜 시간을 살고 있는 현대인(특히 직장 상사들과 CEO)에게는 수십 장의 문서보다 한 장으로 핵심 내용을 요약한 문서가 더 값지다. 사실 수십 페이지가 넘는 기획안은 나를 위한 것일 뿐 상대방은 정작 그 내용을 차분하게 다 읽어보지 않는다. 단지 자신들이 읽고 싶어 하는 내용만을 읽을 뿐이다. 그러므로 오히려 너무 많은 분량의 문서는 정작 중요한 내용을 부각시키지 못할 수도 있다. 핵심적인 내용을 한 장으로 요약해 정리하는 것은 문서 작성자는 물론 문서를 검토하는 모든 사람에게 시간을 줄여 준다. 한 장으로 요약된 문서는 핵심 사항만을 이야기하므로 회의 시간을 단축해준다. 좀 더 자세한 데이터와 자료는 별첨하면 되는 것이므로 회사의 시간 낭비를 줄여 주는 최선의 방법은 문서를 한 페이지로 요약하는 것이다.

 

간략하게 문서를 요약하려면 어떻게 작성해야 할까? 우선 문서를 작성하는 목적과 의도를 명확히 해야 한다. 이 문서를 누가 볼 것인지, 그리고 상대방에게 어떤 것을 얻고자 하는 것인지 명확히 파악하자. 간단히 상황을 보고하고 리포트하기 위한 문서도 있지만 무엇인가를 얻어내고자 하는 목적을 가진 문서도 있다. 이러한 문서가 탄생되는 의도에 맞게 문서가 작성되어야 한다. 이러한 목적에 위배되는 내용은 굳이 넣을 필요가 없다. 비즈니스 문서를 작성할 때는 내용에 따라 구분을 해서 각각의 문단별로 중요한 핵심 단어를 뽑아서 제목을 정해서 정리하면 전체적인 내용을 한눈에 쉽게 파악할 수 있다. 비즈니스 문서를 작성할 때는 가장 먼저 문서에 포함시키고자 하는 내용을 분류를 하고 각 분류된 내용에 따라 목차를 구성해서 정리해가는 습관을 들이도록 하자. 그리고 각각의 분류된 내용은 요약해서 기술할 수 있는 압축 기법을 익히자. <“성공과 실패를 결정하는 1%의 시간 관리”에서 극히 일부 요약 발췌,김지현 지음, 성안당 >