일 처리의 파레토 법칙
2대 8의 법칙: 이탈리아 경제학자 빌프레도 파레토는 ‘이탈리아 인구의 20%가 이탈리아 전체 부의 80%를 가지고 있다.’ 고 주장했다. 이 주장에 따라 조셉 M. 주란은 경제학에 적용해 ‘20%의 고객이 백화점 전체 매출의 80%를 쇼핑하는 현상’을 발견했다. 이것을 가리켜 ‘파레토 법칙’ 이라 한다. 즉, ‘전체 결과의 80%가 전체 원인의 20%에서 일어나는 현상’을 뜻한다. 사실 마트에 진열된 상품이나 각종 영화, 음반을 보면 2대 8의 법칙이 적용됨을 알 수 있다. 하루에도 수많은 상품이 출시되지만 이렇게 출시된 상품 중 소위 대박이 나는 것은 극소수다. 즉, 전체 상품의 20%만이 전체 매출의 80%를 차지한다. 실제 전체 상품의 80%는 유의미한 매출을 발생시키지 못한다. 회사에서의 프로젝트, 일, 그리고 인재에도 이러한 법칙은 적용된다. 회사 내에서 진행되는 일의 20%가 회사 기여도의 80%를 차지하고, 회사 인재의 핵심 20%가 회사 매출의 80%만큼을 공헌한다. 그렇다면 우리가 핵심 인재로 자리 잡기 위해서 어떤 일을 맡는 것이 좋을지는 자명하다. 회사에서 20%의 핵심 인재 반열에 들기 위해서는 가급적 회사에 80%만큼을 기여할 수 있는 핵심 과업 20%에 참여하는 것이 좋다. 즉 중요한 프로젝트, 핵심 업무에 참여해 일을 처리하는 것이 좋다.
핵심 과업을 위한 준비: 이왕이면 다홍치마라고 회사에 크게 기여할 수 있는 일에 참여하는 것이 두드러진 성과를 보여 줄 수 있는 길이다. 하지만 그런 일이 어떤 것인지 찾는 것은 고사하고 알아도 그 일에 참여하는 것은 선택 받은 자만이 할 수 있을 뿐이다. 내가 하고 싶다고 그 일을 할 수 있는 것이 아니기 때문이다. 그렇다고 포기한다면 같은 시간을 투자하고도 회사에서 인정받는 양이 다를 수 있다. 우선 회사에서 어느 정도 중요한 프로젝트인지를 어떻게 알 수 있을까? 그것은 사내 정보망을 가동해야 한다. 회사가 미래 성장 동력으로 생각하는 주요 프로젝트가 무엇인지 사내 여러 부서의 소문들을 통해 쉽게 파악할 수 있다. 물론 사외 정보(회사의 보도 자료, 기업 공시, 기사 등)를 활용하는 것도 방법이다. 이러한 정보들을 통해 어떤 프로젝트, 어떤 일들이 회사에 기여도가 높은지 파악할 수 있다. 정보 파악이 끝났다면 준비를 해야 한다. 내가 그 분야에 회사 내에서 탁월한 지식을 갖추고 있는 인재로 추천받을 수 있도록 공부를 해야 한다. 관련 분야의 서적이나 커뮤니티 활동, 컨퍼런스 참석 등을 통해 기회가 주어졌을 때 참여할 수 있도록 내공을 쌓아야 한다.
빠른 피드백으로 인정받기: 업무의 질과 속도는 반비례하기 마련이다. 충분한 시간을 가지고 일을 하면 산출물의 품질이 좋은 반면, 촉박한 시간에 급히 일 처리를 하면 미흡함이 있을 수밖에 없다. 효율적 시간 관리란 선택과 집중을 잘해야 한다. 즉, 업무 중요도(회사 기여율)가 높은 일에는 좀 더 많은 시간을 배분하고 중요도가 다소 떨어지는 일에는 시간과 열정을 줄여서 안배해야 한다. 단 주의할 것은, 일의 마감 시간은 반드시 지켜야 한다는 점이다. 업무 중요도가 떨어지는 일일수록 오히려 더더욱 마감일을 정확하게 지켜야 한다. 오히려 중요도가 높은 일의 경우에는 계획보다 더 많은 시간을 투입해서 완성도를 높여야 한다.
단, 예상보다 더 많은 시간을 투입함으로써 마감 시간을 조정해야 할 경우에는 사전 커뮤니케이션을 해야 한다. 중요도가 낮은 업무의 경우에는 완성도를 다소 희생하더라도 제시간에 일을 완수해야 한다. 이처럼 제시간에 끝내는 빠른 피드백을 통해서 시간 관리의 철칙과 습관이 몸에 배게 된다. 이처럼 시간과 완성도의 딜레마를 효율적으로 조율하는 것이 멀티태스킹이 필수적인 직장인으로서 시간을 효율적으로 활용하는 방법이다.<“성공과 실패를 결정하는 1%의 시간 관리”에서 극히 일부 요약 발췌,김지현 지음, 성안당 >