시간관리의 철칙

시간 관리를 위한 기본철칙

 

시간 관리의 시작, 할 일 잊지 않기

 

해야 할 일의 중요성: 오늘 내가 해야 할 일(TO DO)을 스스로 자각하고 있는가? 그 할 일을 구체적으로 나열할 수 있는가? 할 일이란 아주 거창한 프로젝트나 1주, 1개월 이상 걸리는 커다란 규모의 일을 말하는 것이 아니다. 당장 오늘 내가 해야 할 작은 업무들을 말한다. 그런 오늘 할 일을 나는 명확하게 알고 있는가? TO DO를 정확하게 자각하고 있는 것만으로도 당신은 “시간 관리의 가장 중요한 핵심 스킬을 습득하고 있다.”고 말할 수 있다. 시간 관리의 훌륭한 명언 중 하나인 “오늘 할 일을 내일로 미루지 말라”는 말처럼 오늘 처리해야 할 업무를 내일로 미루는 것은 가장 피해야 할 철칙이다. 그런데 정작 중요한 것은 오늘 할 일 자체를 명확하게 파악하는 일이다. 오늘 할 일이 무엇인지조차 모른다면 나도 모르는 사이에 시간 관리의 가장 중요한 철칙 하나를 망각하게 된다.

 

직장인의 비애 중 하나는 한꺼번에 많은 일들이 쏟아져 들어온다는 점이다. 한 번에 한 가지 일만 할 수 있다면 좋으련만 회사 일은 여러 가지 일들이 한꺼번에 진행된다. 그렇다 보니 일의 완성도는 떨어지고 제 시간에 끝내지 못하는 경우가 발생하기 마련이다. 또 특히 유념해야 할 것은 쏟아져 들어오는 업무 속에 내가 해야 할 일 자체가 중간에 사라져 버린다는 것이다. 회사에서 해야 할 일이란 것은 규모가 큰 것도 있지만 작은 것들도 있다. 특히 이 작은 업무들은 다양한 경로를 통해, 다양한 방법으로 요청받게 된다. 메일이나 정식 업무 요청서 등을 통해서 업무가 지시되는 것보다는 구두를 통해 전달받는 경우가 대부분이다. 예를 들어 식사를 하던 중, 엘리베이터에서 우연히 만날 때, 회의를 하던 중, 전화를 하던 중에 업무 지시를 받게 된다.

 

그렇게 입수된 업무는 잠시 한눈파는 사이에 블랙홀로 사라져 버린다. 누가, 언제까지, 왜 그 일을 시켰는지 제대로 기록해 두지 않으면 사라진다. 때로는 시킨 사람조차도 그것을 잊게 된다. 그렇게 사라져 버린 일들은 나중에 부메랑처럼 되돌아와 다른 업무에 영향을 주기 마련이다. 그러므로 해야 할 일은 잊지 않도록 기록해 두어야 한다. 기억력에 의존해서는 안 된다. 항상 한곳에서 내가 할 일을 확인할 수 있어야 한다. 내가 언제까지, 무엇을 해야 하는지를 기록해 두는 나만의 공간이 필요하다. 공간은 다이어리나 포스트잇, 혹은 컴퓨터의 바탕화면, 그 어디든 좋다. 중요한 것은 항상 그곳에 할 일이 기록되어 있어야 한다는 것이다.

 

TO DO 잊지 않기: 할 일을 잊지 않도록 하는 가장 좋은 방법은 눈에 띄는 곳에 주요 키워드로 TO DO를 기록해 두고 수시로 업데이트 하는 것이다. 내게 요청이 들어온 업무는 무조건 가장 먼저 TO DO에 기록하고 눈에 띄는 곳에 배치해야 한다. 그렇다면 어디가 가장 좋을까? 컴퓨터를 자주 다루는 사용자라면 바탕화면이 적합하고, 내용의 수정과 첨삭이 쉽기 때문에 유용하다. 또한 다이어리나 메모지도 좋다. 포스트잇 등에 적어 책상 옆 등 눈에 잘 띄는 곳에 붙여 둔다. 특히 TO DO를 꾸준하게 관리하는 것도 중요하다. 내게 들어온 모든 업무 요청은 아무리 사소한 것이라도 TO DO에 기록해야 하며, 해결된 것은 바로 즉시 삭제해야 한다. 식사하러 가는 도중에 만난 이사님이 요청한 업무, 엘리베이터에서 만난 박 부장이 요청한 업무, 내가 타 부서 등에 요청한 업무, 간단하지만 내가 처리해야 할 업무 등 이 모든 것을 반드시 TO DO에 간단하게 기록해서 잊지 않도록 해야 한다.

 

사소한 일 가장 먼저 하기: 업무가 많아지다 보면 당연히 더 많은 시간을 투입해야 한다. 시간은 한정 되어 있는데 해야 할 일은 많다면 당연히 더 시간을 투자해야 한다. 하지만 시간은 무한한 자원이 아니다. 그러므로 결국 24시간 중 잠잘 시간이나 밥 먹을 시간 등을 줄여서 업무 시간으로 전환해야 한다. 하지만 이러한 시간 투자가 계속되면 결국 경쟁력이 약화되고 만다. 업무 집중 투입을 위해 간혹 이러한 시간 활용은 피치 못할 선택이지만 상시적인 운영은 에너지를 고갈하게 만들 뿐이다. 그렇다면 어떤 TO DO를 가장 먼저 처리해야 할까? 중요한 일을 먼저 하는 것보다는 빨리 할 수 있는 사소한 일을 가장 먼저 하는 것이 TO DO를 처리하는 효율적인 방법이다. 10분 내 처리할 수 있는 TO DO들을 정리하고 이것들부터 처리하는 것이 좋다.

<“성공과 실패를 결정하는 1%의 시간 관리”에서 극히 일부 요약 발췌,김지현 지음, 성안당 >