일과 나의 궁합 맞추기: 끝없이 쏟아지는 일을 처리하기에 앞서 일과 나의 궁합을 따져 봐야 한다. 사람마다 가진 재능이 다른데 자신에게 맞지 않은 업무를 맡게 되면 업무 효율성이 떨어지기 마련이다. 따라서 본격적으로 일을 시작하기에 앞서 내게 주어진 일을 내가 할 수 있는지를 판단하는 선별 작업이 필요하다. 만일 내가 할 수 없는 일이라면 그 일은 과감하게 되돌려 보내거나, 도움을 구해야 한다. 무조건 일을 떠맡는 것은 정작 진행 중인 다른 일조차 제때 끝내지 못하게 만들 수 있다. 회사업무라는 것은 혼자 하는 것이 아니라 함께하는 것이다. 내가 잘할 수 있는 것을 맡는 것이 시간을 더 효율적으로 사용할 수 있음은 물론 능력과 역량을 더 인정받고 더 키울 수 있는 방법이다. 하지만 주의할 것은 내 구미에 맞는 일만을 구하려 들면 팔방미인이 될 수 없다. 효율성도 중요하지만 업무 범위를 점차 확대하기 위해서는 새로운 도전이 필요하다. 또 회사에서 내가 하고 싶은 일만 하려 든다면 그것을 반길 리 없을 것이다. 그러므로 균형감 있게 일을 맡는 지혜가 필요하다.
또한 일을 처리하는 것보다 정리하는 것이 더 중요하다. 내가 해야 할 일들은 무조건 하나의 장소에 리스트로 수집해 두는 습관을 들여야 한다. ‘일 하나에 포스트잇 하나’ 라는 규칙을 두어 포스트잇에 할 일을 기록해서 한곳에 쌓아두는 방법을 이용해도 좋다. 이렇게 들어온 일을 무작정 시작할 것이 아니라 취사선택을 해야 한다. 일을 구분 짓는 취사선택의 기준은 다음과 같다.
1. 내 업무와 전혀 무관한 일이 아닌 것은 아닌가?
2. 내 능력으로 처리할 수 있는 일인가?
3. 마감 기간 내에 끝낼 수 있는 일인가?
4. 타인의 도움을 받거나 협업으로 처리해야 할 일은 아닌가?
내가 할 수 없거나 내가 해야 할 일이 아닌 것을 빠르게 분리해내야 한다. 일을 정리함에 있어 가장 먼저 행하는 것은 하지 말아야 할 일, 할 수 없는 일을 휴지통에 버리는 것이다. 할 일이 너무 많이 쌓이면 이를 통제할 수 없기 때문이다. 일이란 꼭 완수를 해야만 끝나는 것이 아니다. 내가 하지 못하는 것을 휴지통에 버리는 것 또한 일을 끝내는 것이다. 물론 휴지통에 버려야 할 일은 무조건 휴지통에 버릴 것이 아니라 버리기 전에 일을 요청한 사람과 상의를 해야 한다.
업무 경험을 내공으로 축적하기: 같은 시간에 보다 많은 일 처리를 할 수 있는 방법은 과거의 업무 경험을 통해 습득한 내공 덕분이다. 즉, 아는 것이 많으면 그만큼 일을 빠르게 처리할 수 있다. 직장 경력 5년차와 신입 사원의 일 처리 속도가 다른 것은 그만큼 경력 사원이 더 많은 업무 경험을 갖고 있기 때문이다. 하지만 같은 5년의 업무 경험을 갖고 있더라도 서로 습득한 정보의 양과 깨달음의 깊이가 다르면 업무 처리 속도는 다르기 마련이다.
필자는 10년 넘게 직장 생활을 해오면서 그간 경험한 업무 내역들을 프로젝트별로 기록해 두고 있다. 회사에서 맡은 업무들의 상세 내역을 시간별로 정리해 두어 언제든 복기할 수 있도록 했다. 해당 프로젝트를 진행하며 생산된 문서들을 체계적으로 정리하고, 해당 업무를 진행하며 발생한 중요한 의사 결정이나 이슈들을 그때그때 기록해 두었다. 이러한 경험을 모두 머릿속에 기억해 둘 수 없기 때문에 체계적으로 정리하고 필요할 때에 쉽게 찾아볼 수 있도록 해 두면 경험이 지식으로 축적되는 것이다. 경험과 지식을 쌓는 일 처리 방법은 일에 대한 기록에서 시작된다. 처리한 일에 대해서 체계적으로 정리해 두면 이 과정을 통해 업무 경험이 지식으로 쌓이며, 나중에 복기할 때에도 쉽고 빠르게 확인할 수 있다. 과거를 복기하면서 업무 경험을 되살리다 보면 일을 하면서 미처 배우지 못한 지식을 다시금 회복할 수 있다.
업무를 간소화하고 최소화하는 비법: 주어진 일을 당장 빠르게 처리할 수 있는 방법은 상세한 계획을 수립하는 것이다. 그렇게 하기 위해서는 일을 잘게 쪼개야 한다. 일을 더이상 나눌 수 없을 때까지 세분화하는 것은 일을 완수하는 데까지 걸리는 총 시간을 예측하는 데도 도움이 된다. 뿐만 아니라 일을 진행하면서 계획과 달리 어디에서 시간 지체가 되는지 확인할 수 있다. 이러한 습관을 들이다 보면 추후 일을 처리하는 데 걸리는 시간을 빠르게 확인할 수 있으며 일을 단축해서 처리하려면 어떤 지점에서 집중력을 발휘해야 하는지도 알 수 있다.
<“성공과 실패를 결정하는 1%의 시간 관리”에서 극히 일부 요약 발췌,김지현 지음, 성안당 >
▣ 저자 김지현
대한민국 최고의 모바일 전문가. 현재 다음커뮤니케이션 모바일SU 본부장을 맡고 있는 저자는 신동아 칼럼니스트 겸 한국콘텐츠진흥원 뉴미디어 창업스쿨 책임교수로 있다. 행안부, 정통부, 법무부, 방송사 및 여러 대기업에서 진행하고 있는 모바일과 웹트렌드에 대한 강의는 통찰력 있고 실질적인 강의로 정평이 나 있다. 『웹트렌드&전략리포트』, 『UCC 마케팅』 외 40여 권의 저서를 저술한 그는 지금도 대한민국 모바일 비즈니스의 발전을 위해 관심을 갖고 연구하고 있다.
